Niezależnie od rodzaju projektu, jego zasad finansowania oraz programu, w ramach którego jest on realizowany, każdy naukowiec wyjeżdżający z Polski w celu czasowego podjęcia pracy badawczej za granicą, powinien pamiętać, że taki wyjazd łączy się z szeregiem formalności administracyjno-prawnych koniecznych do dopełnienia zarówno w kraju, jak i za granicą. Do najważniejszych aspektów administracyjno-prawnych związanych z wyjazdem w celu realizacji projektu naukowego lub szkoleniowego należy ustalenie:

Katalog powyższy zawiera oczywiście jedynie najbardziej ogólne i wspólne dla większości zainteresowanych aspekty formalno-prawne wyjazdu za granicę. Należy jednak pamiętać, że w poszczególnych sytuacjach indywidualnych zakres takich zobowiązań może być szerszy, w zależności od konkretnego przypadku. W związku z powyższym, należy zawsze zasięgnąć odpowiedniej informacji w instytucjach, w których trwają przed wyjazdem procedury związane z osobą wyjeżdżającego naukowca. Chodzi tu m.in. o postępowania administracyjne, czy sądowe lub podatkowe, gdzie strona – podczas wyjazdu za granicę – obowiązana jest ustanowić w kraju pełnomocnika (np. członka rodziny) ds. doręczeń korespondencji. W przeciwnym razie, organ administracji lub sąd doręczy korespondencję na ostatnio podany przez stronę adres ze wszystkimi skutkami prawnymi takiego doręczenia.