Formalności w państwie przyjmującym, w tym legalizacja pobytu

Udając się do państwa spoza Unii Europejskiej w celu wykonywania prac badawczych i otrzymywania z tego tytułu dochodu, naukowiec powinien uprzednio uzyskać stosowną wizę nawet, jeżeli z państwem tym łączy umowa o ruchu bezwizowym. Brak konieczności uzyskania wizy nie obejmuje bowiem przypadków przyjazdu osób m.in. w celu uzyskania dochodu. W związku z powyższym należy odpowiednio wcześnie rozpocząć właściwą procedurę upewniając się przy tym, czy praca badawcza w państwie przyjmującym wolna jest od obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę.

Jeżeli celem wyjazdu naukowca jest jedno z państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. państw Unii Europejskiej, Norwegii, Islandii i Liechtenstein oraz nie należącej do EOG Szwajcarii, to obowiązek wizowy nie wystąpi, ale należy upewnić się czy po przekroczeniu 3 miesięcy okresu w danym państwie, nie powstanie obowiązek zgłoszenia faktu pobytu tam, we właściwym urzędzie. W niektórych państwach obowiązek taki istnieje.

Ponadto, po przyjeździe na miejsce należy zasięgnąć informacji o wszystkich innych zobowiązaniach administracyjnych, do dopełnienia których obowiązany będzie naukowiec z Polski. Chodzi tu m.in. o roczne rozliczenie podatkowe, zgłoszenie do ubezpieczeń etc.

Formalności względem organów polskich przed i w trakcie pobytu za granicą

Wyjeżdżający za granicę naukowiec powinien pamiętać, iż podczas jego nieobecności w kraju, nie wygasają zobowiązania administracyjno-prawne i należy dopełnić czynności wymaganych prawem.

Jednym z najważniejszych zobowiązań jest złożenie rocznej deklaracji podatkowej. Fakt przebywania za granicą nie wyłącza tego obowiązku. Ponadto, będąc stroną jakiegokolwiek postępowania, należy pamiętać o ustanowieniu pełnomocnika do spraw doręczeń w kraju (np. członka rodziny), do którego organ prowadzący postępowanie doręczał będzie korespondencję. W przeciwnym wypadku, doręczenie na ostatnio znany adres uznane zostanie za skuteczne ze wszystkimi tego skutkami prawnymi.

Należy także pamiętać, iż fakt wyjazdu za granicę na okres przekraczający 3 miesiące należy zgłosić w urzędzie swojego zameldowania. Zgłoszenia związanego z wyjazdem za granicę dokonać należy także w urzędzie skarbowym.