Formalności za granicą

W ramach Unii Europejskiej

Jak powszechnie wiadomo, jedynym dokumentem potrzebnym obywatelom Unii Europejskiej do podróżowania po strefie Schengen jest dokument tożsamości lub podróży, czyli dowód osobisty lub paszport. Mimo że w strefie nie ma kontroli granicznej, oczywiście warto mieć zawsze któryś z tych dokumentów przy sobie. Ponadto podróżując do krajów UE, które do strefy Schengen nie należą (Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Irlandia, Rumunia i Wielkiej Brytania), należy okazać na granicy ważny dowód osobisty lub paszport.

W przypadku pobytu nieprzekraczającego 3 miesięcy i podjęcia pracy jedynym wymogiem obowiązującym obywatela UE jest posiadanie ważnego dowodu osobistego lub paszportu. Obywatele UE nie muszą mieć zezwolenia na pracę w większości krajów UE. Są pewne wyjątki (np. w przypadku Chorwacji), ale nie dotyczą one obywateli Polski.

Niektóre kraje UE wymagają zgłoszenia pobytu odpowiednim władzom (zazwyczaj jest to urząd miasta lub komisariat policji) w wyznaczonym terminie po przyjeździe i mogą nakładać kary w przypadku braku takiego zgłoszenia. Do zgłoszenia pobytu obywateli UE wystarczy dowód tożsamości lub paszport. Jeżeli towarzyszą Ci członkowie rodziny, którzy nie są obywatelami UE, będą musieli okazać paszporty. Przy zgłoszeniu nie powinny być pobierane żadne opłaty.

W przypadku pobytu za granicą dłuższego niż 3 miesiące może być konieczna rejestracja we właściwym urzędzie (często jest to urząd miasta lub lokalny posterunek policji). Potrzebny będzie ważny dokument tożsamości lub paszport oraz potwierdzenie zatrudnienia od pracodawcy, w przypadku wykonywania pracy.

Najlepiej przed wyjazdem upewnić się jakich formalności należy dopełnić wyjeżdżając do innego kraju UE. Informacje dotyczące naukowców są dostępne na stronach EURAXESS innych krajów europejskich (w sumie 40 krajów należących do sieci EURAXESS).

Wyjazd poza Unię Europejską

Udając się do państwa spoza UE w celu wykonywania pracy należy uprzednio uzyskać stosowną wizę,o ile z państwem tym nie łączy Polskę umowa o ruchu bezwizowym. W związku z powyższym należy odpowiednio wcześnie rozpocząć właściwą procedurę upewniając się przy tym, czy praca badawcza w państwie przyjmującym wolna jest od obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę.

Po przyjeździe na miejsce należy zasięgnąć informacji o wszystkich innych zobowiązaniach administracyjnych, do dopełnienia których obowiązany będzie naukowiec z Polski. Chodzi tu m.in. o roczne rozliczenie podatkowe, zgłoszenie do ubezpieczeń etc.

Formalności względem organów polskich przed i w trakcie pobytu za granicą

Wyjeżdżający za granicę naukowiec powinien pamiętać, iż podczas jego nieobecności w kraju, nie wygasają zobowiązania administracyjno-prawne i należy dopełnić czynności wymaganych prawem.

Jednym z najważniejszych zobowiązań jest złożenie rocznej deklaracji podatkowej. Fakt przebywania za granicą nie wyłącza tego obowiązku. Można to zrobić online lub wysłać deklarację pocztą.

Ponadto, będąc stroną jakiegokolwiek postępowania, należy pamiętać o ustanowieniu pełnomocnika do spraw doręczeń w kraju (np. członka rodziny), do którego organ prowadzący postępowanie doręczał będzie korespondencję. W przeciwnym wypadku, doręczenie na ostatnio znany adres uznane zostanie za skuteczne ze wszystkimi tego skutkami prawnymi.

Należy także pamiętać, iż fakt wyjazdu za granicę na okres przekraczający 3 miesiące należy zgłosić w urzędzie swojego zameldowania. Zgłoszenia związanego z wyjazdem za granicę dokonać należy także w urzędzie skarbowym.