Zdjęcie: Uniwersytet Medyczny w Łodzi, Aula Północna, fot. Biuro Promocji

Koronawirus - informacje dla instytucji

Wizyty ekspertów (site visit, 5 lat po otrzymaniu wyróżnienia) zaplanowane na rok 2021 będą przeprowadzane zdalnie - jeśli instytucja wyrazi taką wolę. Jeśli insytytucja woli odbyć taką wizytę na miejscu w swojej siedzibie, termin wizyty zostanie odłożony na później.

W celu ustalenia terminu wizyty ekspertów, Komisja Europejska kontaktuje się z instytucjami, po przeprowadzeniu przez nie audytu wewnętrznego i wprowadzeniu informacji do formularza w e-tool.

Europejska strategia kadrowa dla naukowców (HRS4R)

Celem europejskiej strategii HR (Human Resources Strategy for Researchers) jest ciągła poprawa warunków zatrudnienia i rekrutacji naukowców w instytucjach europejskich. Wyznacznikiem dla strategii dokumenty: "Europejska Karta Naukowca i Kodeks Postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych" zawierające podstawowe zasady, którymi powinny kierować się instytucje działające w sferze B+R (zarówno publiczne jak i prywatne) oraz organizacje finansujące badania. Instytucje, które skutecznie wdrażają zasady Karty i Kodeksu, zostają wyróżnione przez Komisję Europejską znakiem "HR Excellence in Research".

Treść Karty i Kodeksu w języku polskim

Przyznawanie wyróżnienia (dawniej "logo") jest jednym z działań Komisji Europejskiej w ramach strategii Human Resources Strategy for Researchers, nakierowanej na zwiększanie atrakcyjności warunków pracy i karier naukowców w Europie. Jest to odznaczenie nadawane z jednej strony jako wyróżnienie instytucji za podjęte działania na rzecz pracowników naukowych, a z drugiej jako zachęcenie jej do dalszych działań zmierzających ku dalszemu uatrakcyjnianiu warunków pracy i procesów rekrutacji naukowców. Komisja Europejska promuje instytucje, które uzyskały wyróżnienie, wśród międzynarodowych organizacji i naukowców jako te, które zapewniają naukowcom najlepsze warunki pracy i rozwoju.

Instytucje, które starają się o uzyskanie znaku HR powinny wiedzieć, że jest to ciągły proces, który wiąże się z regularną oceną postępów we wdrażaniu i przestrzeganiu zasad Karty i Kodeksu dokonywaną przez zagranicznych ekspertów wyznaczanych przez KE. Wyniki oceny ekspertów decyzują o tym, czy instytucja utrzyma wyróżnienie HR.

 

Lista polskich instytucji, które otrzymały wyróżnienie HR

Jak uzyskać wyróżnienie HR

Od maja 2018 r. aplikowanie o znak HR oraz dalsze etapy procesu HR odbywają się przez specjalne narzędzie (tzw. E-Tool) dostępne przez stronę EURAXESS Komisji Europejskiej. Dzięki temu instytucje nie muszą wysyłać do KE żadnych papierowych dokumentów.

 

Instytucje, które rozpoczęły proces HR przed tą datą, powinny uzupełnić wymagane informacje w systemie online, tak aby kolejne etapy oceny przechodzić już w tym narzędziu.

 

Aby uzyskać dostęp do narzędzia, należy założyć konto dla instytucji na stronie EURAXESS.

Wiele polskich jednostek ma już założone takie konto ze względu na to, że zamieszczają ogłoszenia o pracy i grantach w europejskiej bazie EURAXESS. Zatem należy korzystać z już założonego konta, pod warunkiem, że zostało ono utworzone dla całej uczelni/instytutu czy innej organizacji, a nie dla poszczególnego wydziału itp.

 

Następnie instytucja musi wyznaczyć osobę, która otrzyma rolę administratora do celów procesu HR. Tylko ta wyznaczona osoba będzie miała dostęp do narzędzia w celu przesyłania danych i będzie ona osobą kontaktową dla Komisji Europejskiej w imieniu instytucji w zakresie procesu HR.

Aby uzyskać wyróżnienie, należy podjąć następujące kroki:

1. Przesłać deklarację poparcia dla zasad Karty i Kodeksu do Komisji Europejskiej  za pomocą narzędzia on-line.

Wszystkie deklaracje publikowane są na stronie Komisji Europejskiej.

 

2. W ciągu 12 miesięcy od przesłania deklaracji należy przeprowadzić w instytucji analizę (ang. Gap Analysis), która pozwoli ocenić, w jakim stopniu jej funkcjonowanie jest spójne z Kartą i Kodeksem. Sposób, w jaki instytucja analizuje spójność zasad z europejskimi dokumentami nie jest z góry narzucony. Oprócz przeglądu dokumentów prawa krajowego i regulaminów instytucji, dobrą praktyką w tym zakresie jest np. przeprowadzanie ankiety lub organizowanie wywiadów, spotkań wśród pracowników i doktorantów instytucji w celu uzyskania ich opinii na temat spójności zasad instytucji z Kartą i Kodeksem.

Na podstawie powyższej analizy należy przygotować plan działania (ang. Action Plan) nakierowany na likwidację zidentyfikowanych w instytucji braków wraz z opisem konkretnych działań do tego prowadzących. Wyniki analizy i plan działania należy opisać w  formularza online.

 

Przygotowując powyższą analizę, należy również zapoznać się z europejskimi zasadami otwartych i przejrzystych procesów rekrutacji [pracowników naukowych] opartych na kwalifikacjach (ang. Open, Transparent and Merit-based Recruitment, w skrócie OTM-R).

 

Dokładne wskazówki dotyczące używania narzędzia online na etapie aplikowania o znak HR można znaleźć tutaj (w j. angielskim).

 

3. Po ocenie strategii i planu działań Komisja Europejska podejmuje decyzję odnośnie przyznania wyróżnienia: a) pozytywną - zakończoną przyznaniem logo, b) pozytywną, jednak z prośbą o naniesienie poprawek w strategii i/lub planie działania c) negatywną - mówiącą o całkowitym odrzuceniu dokumentów.

 

4. Po upływie 2 lat od otrzymania wyróżnienia instytucja powinna przeprowadzić ponowną ocenę postępów i efektów wdrażania zasad Karty i Kodeksu. Rezultaty oceny należy zamieścić w narzędziu on-line.

 

5. Trzy lata po powyższej ocenie okresowej (czyli w sumie 5 lat od otrzymania wyróżnienia) należy przeprowadzić ponowną analizę w instytucji. Po jej ocenie, Komisja decyduje, czy wysłać do instytucji wyznaczonych ekspertów zagranicznych w celu przeprowadzenia oceny postępów procesu HR na miejscu w instytucji. Wizyta eksperta może polegać na prowadzeniu rozmów z władzami i pracownikami instytucji. Wyniki tej analizy i wizyty warunkują zachowanie prawa do dalszego używania wyróżnienia HR.

Taka ocena i wizyta odbywają się następnie regularnie co 3 lata.

 

 

Na stronie KE znajduje się platforma e-learningowa dla instytucji ubiegających się o wyróżnienie HR oraz tych, które są na dalszych etapach wdrażania strategii HR.

Platforma zawiera krótkie filmy instruktażowe pokazujące techniczne aspekty aplikowania o logo HR krok po kroku, takie jak zakładanie konta na stronie EURAXESS, czy uzyskiwanie funkcji administratora HR, a także instrukcje wypełniania formularzy na poszczególnych etapach oceny po uzyskaniu wyróżnienia.

Ponadto filmy wprowadzające zawierają podstawowe informacje o  Karcie i Kodeksie, korzyści płynące z wdrażania strategii HR w instytucjach, a także zarys całego procesu, wymagania i zasady oceny przez ekspertów na poszczególnych etapach.

Filmy dostępne są w języku angielskim. Do filmów dostępna jest również transkrypcja.

Przejdź do platformy e-learningowej

 

Na skróty

 

Jeśli po zapoznaniu się z informacjami na stronach, nadal mają Państwo pytania, można je kierować do nas (Kontakt) lub do Komisji Europejskiej: RTD-CHARTER@ec.europa.eu

 

W razie problemów technicznych związanych z narzędziem e-tool lub kontem w portalu EURAXESS, należy pisać na adres: support@euraxess.org (w j. angielskim).